Voorwaarden fotoreizen

Deze voorwaarden gelden voor alle meerdaagse workshops en korte fotoreizen die door Beautiful Moments (hierna: de reisorganisator) in eigen beheer georganiseerd worden.
Heb je vragen over deze voorwaarden, neem dan gerust contact op.

1. Aanmelding en boeking

Aanmelding voor een fotoreis gebeurt via het betreffende inschrijvingsformulier.
De deelnemer vult dit formulier naar waarheid in en maakt bij aanmelding alle relevante persoonlijke omstandigheden bekend die invloed kunnen hebben op de uitvoering van de reis (zoals ziekte, handicap, allergieën, algemene conditie, …).
Na aanmelding en betaling van het voorschot ontvangt de deelnemer een boekingsbevestiging / factuur (hierna: boekingsbevestiging). Hierop staan:
- de gegevens van de deelnemer
- de gekozen fotoreis
- de annuleringskosten
- de betalingsgegevens (restbedrag en uiterste betaaldata)
De deelnemer controleert de boekingsbevestiging op juistheid en meldt eventuele fouten onmiddellijk aan de reisorganisator.

2. Betalingsprocedure

Een boeking is definitief en bindend na ontvangst van de (aan)betaling zoals vermeld op het inschrijvingsformulier.
Door het voldoen van de (aan)betaling gaat de deelnemer akkoord met de gegevens op de boekingsbevestiging en met deze voorwaarden.
De uiterste betaaldatum voor het eventuele restbedrag staat vermeld op de boekingsbevestiging.
Indien de aanbetaling niet tijdig wordt ontvangen, behoudt de reisorganisator zich het recht voor de deelnemer van deelname uit te sluiten.
Indien het restbedrag niet tijdig wordt voldaan, kan de reisorganisator – na herinnering – de deelnemer uitsluiten van de fotoreis en de annuleringskosten in rekening brengen.

3. Garant vertrek

Voor elke fotoreis geldt een minimum- en maximumaantal deelnemers.
Zodra het minimum aantal deelnemers geboekt heeft, gaat de reis gegarandeerd door (“garant vertrek”). De deelnemer wordt hiervan per e-mail op de hoogte gebracht.
De standaard uiterste datum waarop een reis al dan niet gegarandeerd wordt, is 8 weken voor vertrek, tenzij anders vermeld (bijvoorbeeld door specifieke reserveringsvoorwaarden van hotels of diensten).
Indien een reis niet doorgaat door te weinig deelnemers, wordt de deelnemer zo snel mogelijk per e-mail geïnformeerd. Reeds gedane betalingen worden in dat geval teruggestort, minus eventuele boekings- of administratiekosten zoals vermeld op de boekingsbevestiging.

4. Verplichtingen van de deelnemer

De deelnemer volgt de aanwijzingen van de reisleider en/of andere dienstverleners op om een goede uitvoering van de reis te bevorderen.
De deelnemer is aansprakelijk voor schade of extra kosten die ontstaan doordat aanwijzingen niet worden nageleefd.
Roken is niet toegestaan tijdens alle fotoreizen, zowel tijdens het transport als in de gemeenschappelijke binnenruimtes van de accommodatie.
De deelnemer respecteert de lokale gebruiken, cultuur en gedrag- en kledingvoorschriften, op basis van de informatie en aanwijzingen van de reisleider.
Bij herhaaldelijk niet naleven kan de reisleider besluiten de deelnemer van verdere deelname uit te sluiten. Alle extra kosten (afwijkend vervoer, andere accommodatie, …) zijn dan volledig voor rekening van de deelnemer.
De deelnemer zorgt er zelf voor dat hij/zij bij vertrek en gedurende de reis beschikt over de vereiste en geldige reisdocumenten (zoals identiteitskaart/paspoort, eventueel visum).
Indien de deelnemer (een deel van) de reis niet kan maken wegens ontbrekende of ongeldige documenten, zijn alle gevolgen en kosten voor eigen rekening.
De deelnemer dient bij vertrek te beschikken over een geldige reisbagage-, reisongevallen- en ziektekostenverzekering.
Het afsluiten van een annuleringsverzekering wordt sterk aanbevolen.

5. Annulering door de deelnemer

Annulering van een fotoreis gebeurt uitsluitend per e-mail aan de reisorganisator. De datum van ontvangst van de e-mail geldt als annuleringsdatum.
Bij annulering gelden de volgende kosten:
- Tot 8 weken voor aanvang: 15% van de reissom + € 40 administratiekosten
- Tussen 8 en 3 weken voor aanvang: 60% van de reissom
- Vanaf 3 weken voor aanvang of bij no show: 100% van de reissom
- Een andere persoon kan – mits akkoord van de reisorganisator – je plaats innemen. De administratiekosten hiervoor bedragen € 25. Eventuele aanvullende voorwaarden worden vermeld op de boekingsbevestiging.
Meld annuleringen of wijzigingen per e-mail naar trips@bmfoto.be met in het onderwerp:
“Annulering + naam fotoreis + naam deelnemer”.
Indien de deelnemer zelf een annuleringsverzekering heeft afgesloten en er een geldige annuleringsreden is, kunnen deze kosten mogelijk (gedeeltelijk) door de verzekeraar worden vergoed.

6. Annulering door de reisorganisator & aansprakelijkheid

De reisorganisator kan genoodzaakt zijn een reis te annuleren bij omstandigheden die de kwaliteit, uitvoering of veiligheid van de reis kunnen beïnvloeden (bv. extreme weersomstandigheden, politieke onrust, overmacht, …). In dat geval worden de deelnemers zo snel mogelijk op de hoogte gebracht, met vermelding van de reden.
Bij annulering door de reisorganisator worden ontvangen betalingen teruggestort. De reisorganisator is niet aansprakelijk voor vermogensschade of gederfd reisgenot indien de annulering het gevolg is van abnormale en onvoorzienbare omstandigheden buiten haar wil, waarvan de gevolgen ondanks alle voorzorgsmaatregelen niet konden worden voorkomen.
De reisorganisator is niet aansprakelijk voor reeds door de deelnemer gemaakte kosten zoals verzekeringspremies, visumkosten, vaccinaties, niet-restitueerbare boekingen van vervoer, etc.
De reisorganisator aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade en/of letsel aan de deelnemer, tenzij deze het rechtstreeks gevolg is van opzet of grove schuld van de reisorganisator.
Eventuele aansprakelijkheid is in elk geval beperkt tot maximaal drie keer de reissom per deelnemer.
De reisorganisator is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen (waaronder foto-uitrusting en geld).
Kennelijke fouten of vergissingen in het reisprogramma binden de reisorganisator niet.

7. Wijzigingen in het reisprogramma

Door lokale omstandigheden of het specifieke karakter van de fotoreis kan het nodig zijn om het reisprogramma voor of tijdens de reis aan te passen.
De reisorganisator zal eventuele nadelige gevolgen voor de deelnemers zoveel mogelijk beperken en zoeken naar passende alternatieven, waarbij de aard van het oorspronkelijke programma behouden blijft.
Bij wijzigingen wordt de deelnemer zo spoedig mogelijk op de hoogte gebracht, met vermelding van de reden.
In principe hebben dergelijke wijzigingen geen invloed op de reissom, en geven zij geen recht op schadevergoeding.
De deelnemer kan een wijziging (of wijziging van de reissom) enkel afwijzen wanneer:
er geen redelijk alternatief beschikbaar is, én de wijziging voor hem/haar een nadeel van meer dan geringe betekenis oplevert.
Bij afwijzing van de voorgestelde wijziging kan de reisorganisator de reisovereenkomst opzeggen. In dat geval zijn de annuleringsvoorwaarden zoals vermeld in artikel 5 en op de boekingsbevestiging van toepassing.